A가 우선순위 인데 왜 C를 하고 있나요?
조직 내 일정이 잘 맞춰지지 않는 것이 고민인 대표님들이 많습니다.
일정을 맞추려 이런 저런 방법을 써 보다가
‘일정이 늦어지는 것은 당연한 것’이라며 아예 체념하신 분들이 대부분입니다.
그런 대표님들을 만나보면 예외없이 이러한 상황에 봉착해 있습니다.
본인이 생각하는 우선순위는 A→B→C인데, 팀원들은 C→A→B로 업무를 한다는 것입니다.
그래서 일정에 늦어진다는 것이죠.
대표님들은 답답합니다.
내부에서 짜 둔 로드맵에 맞춰서 외부에 다 약속을 해두었는데,
약속을 지킬 수 없게 되었기 때문입니다.
양해를 구하고, 새로운 일정을 만들어야 합니다.
더 답답한 건
일정이 늦은 이유를 파악하다보면,
‘우선 순위가 낮은 일을 먼저 하느라’
인 경우가 많기 때문입니다.
분명히 전사 회의를 통해 A일이 우선순위라고 말을 했는데,
팀의 우선순위가 아니라 각자가 생각하는 우선순위를 먼저 하고 있었기 때문입니다.
그런데, 팀원들도 답답합니다.
팀원들도 답답하긴 마찬가지입니다.
새로운 프로젝트에 새로운 일정이 잡혀도
내가 맡았던 기존의 일들을 먼저 해야 하기 때문입니다.
우선순위를 알고 있지만,
지금 당장 해결하면 회사에 문제가 생기는 일들이 쏟아져 오면
그것을 먼저 해결해야 하기 때문입니다.
어떻게 이 문제를 해결할 수 있을까요?
1단계: 각 팀원들이 어떤 일을 하고 있는지 알아야 합니다
새로운 우선순위를 설정하고, 새로운 목표를 설정하기 전에
각자가 어떤 일을 하고 있는지 알아야 합니다.
팀원들의 업무는 주로
꼭 해야 하는 담당 업무 80% + 새로운 도전이나 목표에 기인한 업무 20%
로 구성됩니다.
각자가 꼭 해야 하는 업무가 어떤 것이 있는지
그 업무의 중요도가 어느정도 인지
현황을 파악하는게 가장 우선시 되어야 합니다.
2단계: 목표 달성을 위해 팀원의 업무를 재분배 해야 합니다.
팀원들이 하는 일을 알았다면, 목표 달성을 위해 각자 팀원의 업무를 재분배 해야 합니다.
A직원은 신규 목표 달성에 필수적이고, 많은 기여를 하게 하고 싶다면
A직원이 하고 있던 필수적인 담당 업무를 신규 목표 달성에 필요하지 않은 직원
B와 C에게 넘겨주어야 합니다.
그래야만 A직원이 목표 달성을 위한 업무에 몰입하고, 팀이 생각하는 우선순위에 맞게 일할 수 있습니다.
목표 달성을 위해 필요한 인력을 책정하고,
그 인력들이 이 목표만을 위해 일할 수 있도록 해야합니다.
‘당연한거 아니야?’라고 생각하겠지만
일정을 맞추는데 실패하는 대부분의 기업이 (심지어 대기업에서까지)
이 단순한 업무 재분배를 지키지 못해 일정을 맞추는데 실패하고 있습니다.
3단계: 리더가 주 단위로 상황을 체크하며,
일정 수립 때 없던 변수가 생기지 않는지 파악 해야 합니다.
일정은 계획입니다. 그리고 계획과 실행은 늘 달라집니다.
고려하지 못한 변수가 발생해 더 늦어지기도 하고,
고려하지 못하게 빨리 일이 마무리되기도 합니다.
만약 이런 상황에 대한 지속적인 파악이 없다면,
빨리 일이 마무리된 곳에서 시간을 벌지 못하고
변수 때문에 늦어지는 곳에서 시간만 지연됩니다.
그러면 일정은 필히 맞출 수 없게 됩니다.
지속적으로 상황을 체크하고,
빠르게 마무리되는 일에 대한 일정은 당기고,
이슈가 생긴 일에 대해서는 추가 일정을 할당해야합니다.
만약 꼭 지켜야 하는 일정이라면,
초과근무를 통해 일정을 맞추고 그 이후에 휴가를 부여할 수도 있습니다.
간트차트는 처음에 일정을 수립할 때는 매우 그럴듯한 방법론이지만,
실제로 일을 할 때 생기는 이러한 변수를 전혀 고려할 수 없습니다.
지속적으로 상황을 파악하며 유동적으로 일정을 변경해야만 합니다.
티키타카 추천
티키타카는 다음과 같은 이유로 이러한 이슈를 해결하기에 최적화된 툴입니다.
1. 팀원의 스케줄러가 팀에 공유되어 팀원 각자가 평소에 어떤 일을 하고 있는지 알 수 있습니다.
2. 팀의 점수판 기능을 통해 팀원들의 업무가 실시간으로 어떻게 진행되고 있는지 파악할 수 있습니다.
3. 스케줄러에서 기록한 업무를 바탕으로 계획한 시간과 실제 소요되는 시간의 차이를 파악하고 그때 그때 대응할 수 있습니다.
티키타카 도입을 통해 지옥 같은 마감 일정 스트레스
그리고 늦어진 일정에 외부에 양해를 구하는 스트레스를
싹 없애보세요!
P.S 티키타카가 클라우드 바우처 공급기업으로 선정되었습니다. 최대 80%까지 저렴한 가격에 티키타카를 도입해 마감 일정을 못맞추는 문제를 해결하고 싶으시다면, 연락주세요!
쉽게 도입할 수 있도록 도와드리겠습니다!
E-mail : jjchoi@reversemountain.co.kr