원격 비서를 구하는 과정
원격 비서를 구하는 과정은 다음과 같습니다.
- 내가 원하는 비서의 조건 구체화하기
- 채용 공고 작성하기
- 플랫폼에 채용 공고 올리기
- 지원자 분류하기
- 면접 보기
- 메일로 오퍼 레터 보내기, 계약하기
내가 원하는 비서의 조건 구체화하기
채용 공고를 작성하기에 앞서, 내가 원하는 비서의 조건을 구체적으로 써내려가는 과정이 필요합니다. 조건을 상세하게 구상한 다음, 그 내용을 바탕으로 채용 공고를 작성하면 훨씬 작성하기 쉬울거에요.
주요 업무
비서에게 기대하는 업무가 무엇인지 명확하게 정의해 주세요. 업무 범위를 구체적으로 할수록 적합한 후보자를 찾기 쉬워집니다. 잘 생각이 나지 않는다면 아래의 원격 비서가 하는 일의 예시에서 몇 가지 뽑아서 나열해주셔도 좋습니다.
원격 비서가 하는 일의 예시
- 이메일 관리
- 일정 조정
- 문서 작성
- 데이터 입력
더 많은 정보는 앞서 업로드한 원격 비서에게 맡길 수 있는 일의 종류 1탄과 2탄을 참고해 주세요.
필요한 기술 및 경험
특정 소프트웨어 사용 능력, 언어 능력, 경영 지원 경험 등 필요한 기술과 경험을 명확히 하는 것이 좋습니다. 비서가 가지고 있어야 하는 기술적 능력과 경험적 배경의 우선순위를 구체적으로 생각해보세요.
제 경우엔 처음 비서를 뽑을 때에는 Slack과 Notion 사용 능력을 채용 공고에 적었으나, 이 툴들은 배우는 데에 그리 오래 걸리지 않아서 협업하는 과정에서 충분히 익힐 수 있더라고요. 그래서 현재는 채용 공고에서 Slack과 Notion 사용 능력을 요구하지는 않고 있습니다. 이처럼 협업하는 과정에서 익힐 수 있는, 습득 난이도가 낮은 능력은 우선순위가 낮은 능력에 해당합니다.
하지만 한국어 능력 같은 경우엔 단기간에 향상시키기가 어려워요. 그러면서도 일을 할 때 필수적으로 사용해야 하는 능력이죠. 이처럼 업무에서의 활용도가 높으면서도 습득 난이도가 높은 능력은 우선순위가 높은 능력에 해당합니다.
자격 요건에 지원자에게 요구되는 기술적 역량을 모두 나열하는 것보다는, 작성 전에 해당 기술이나 역량 습득에 필요한 시간과 업무 중요도를 신중하게 고려하여 우선 순위를 매겨보는 것이 좋습니다. 업무적 활용도가 높으면서도 배우기 어려운 능력은 높은 우선 순위를 받아야 하고 채용 공고에서 명확히 강조되어야 합니다. 반면 활용도가 높다 할지라도 비교적 쉽게 습득할 수 있는 역량은 훈련을 통해 충분히 가르칠 수 있으므로 채용 조건으로 명시할 필요는 없습니다.
조건은 되도록 필요한 것만 포함해야 더 많은 지원자들을 받을 수 있고, 지원자가 많아야 그 중에서 좋은 원격 비서를 구할 확률도 높아지더라고요.
작업 시간 및 타임존
제 경우엔 월급제로 자유롭게 일하는 방식을 택하고 있기 때문에 작업 시간이 그리 중요한 요소는 아닙니다. 업무를 주어진 마감기한 안에만 전달해 주면 되거든요. 업무를 낮에 하는지 밤에 하는지는 상관 없어요.
하지만 시간제로 하루의 특정 시간동안 일하는 비서를 고용하실 거라면 근무시간이 중요한 요소가 될 수 있습니다. 먼저 비서를 고용할 때 시간제를 택할 것인지 월급제를 택할 것인지 결정한 다음, 일하는 시간이 겹치는 시간대를 선호하는지, 아니면 완전히 독립적으로 일할 수 있는 비서를 원하는지 결정해 보세요.
이 때 시차를 신경써야 합니다. <나는 4시간만 일한다>에서처럼 낮과 밤이 반대인 지역의 비서를 고용하면, 자신이 잠든 사이에 비서가 업무를 처리해 놓을 수 있습니다. 그러면 업무 시간이 시작될 때 비서의 업무 결과를 바탕으로 바로 업무를 이어나갈 수 있는 장점이 있습니다.
반대로 낮과 밤 시간이 비슷한 지역에 사는 비서를 고용하면 실시간으로 소통할 수 있는 장점이 있죠. 즉각적인 피드백이나 단기적인 업무 지시가 필요한 경우 유리합니다.
저는 비서의 거주지역이 저녁(6시 이후)일 때, 제 거주지역이 낮인 경우를 선호합니다. 보통 원격 비서들은 본업을 가지고 있는 경우가 많아 퇴근 후에 일을 하기 때문이에요. 퇴근 시간과 제 업무 시작 시간이 일치하는 경우가 가장 좋았어요.
소통 방법 및 도구
소통은 원격 근무의 시작과 끝입니다. 이메일, 메신저, 화상회의 등 어떤 도구를 사용하여 소통할 것인지, 그리고 얼마나 자주 소통할 것인지를 고려한 뒤 명확히 하세요.
소통은 원격 근무의 시작과 끝입니다. 원활한 소통 없이는 업무의 효율성이 크게 떨어질 수 있기 때문에, 어떤 소통 도구를 사용할지와 소통의 빈도에 대해 명확한 기준을 설정해야 합니다.
우선 비서가 주로 하게 될 업무 특성을 고려해서 이메일, 메신저, 화상회의 등 다양한 소통 도구 중에서 가장 효율적인 도구를 선정해야 합니다. 예를 들어 실시간 반응이 중요한 업무인 경우에는 메신저 또는 화상회의 도구를 주로 사용하는 것이 좋겠고 문서 작업이나 보고서 작성 같은 업무는 메신저나 이메일을 통한 소통이 더 적합할 수 있습니다.
소통의 빈도 역시 중요합니다. 너무 자주 소통하게 되면 업무에 집중하기 어려울 수 있고, 소통이 부족하면 작업의 방향성을 잃거나 중요한 정보를 놓칠 위험이 있죠. 따라서 정기적인 회의 스케줄을 설정하거나 일일 또는 주간 단위로 진행 상황을 공유하는 식으로 적절한 소통 빈도를 결정하는 것이 중요합니다. 이 부분은 저도 아직 배워가는 중일 만큼 많은 경험이 필요하고 비서와의 호흡도 중요합니다. 제 경우엔 격주 화상 회의를 통해 주요 업무 진행 상황을 점검하고, 메신저를 통해 필요할 때마다 실시간으로 소통을 유지하는 방법을 선택하고 있습니다.
예산
비서에게 지불할 수 있는 급여 범위를 결정하는 단계입니다. 주로 원격 비서를 많이 고용하는 동남아시아 국가들의 대졸 초임을 조사한 다음, 하루 원격 비서 근무 시간을 바탕으로 원격 비서의 급여를 계산하면 됩니다. 제 경우엔 비서의 평균 업무시간을 2시간으로 잡고 있기 때문에 1/4에 해당하는 95,000원으로 급여를 책정하고 있습니다.
마무리하며
다음 글에서는 원하는 비서의 조건을 바탕으로 실제로 채용 공고를 작성하는 방법을 다뤄볼 예정입니다! 주로 링크드인을 사용하는데요, 어떤 내용을 어떤 방식으로 포함할지 자세히 써보려고요. 뉴스레터를 구독해 주시면 채용공고 작성 방법 글 업로드 시 이메일로 알려드립니다. 그럼 다음 글에서 만나요!
🥟일과 생활을 레버리지하는 법을 연구하는, 물만두입니다.
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