고객사와의 미팅노트 작성
고객사와 미팅을 하게 되면 반드시 미팅 노트를 작성하라!
매우 단순하고 당연한 말이지만 사실 이 말을 지키는 사람이 생각보다 많지 않다. 특히 영업의 경우 여러 가지 상황에 의해서 미팅노트를 적지 못하는 경우도 다수 있다. 그렇지만, 미팅노트를 작성하는 것은 회사업무의 기본일 뿐만 아니라, 고객사와의 영업활동을 성공적으로 이끌어 나가는 뿌리가 된다. 그렇기 때문에 미팅노트의 중요성은 두 말 할 필요가 없을 것이다.
2023년 나의 미팅노트 : 총 372개 작성
아래는 나의 2023년 1월 1일부터 2023년 12월 31일까지 내가 기록한 미팅노트이다. 총 372개이다. 즉, 미팅을 372번 했다는 이야기이다. 하루에 최소 1개씩은 했다는 이야기이다. 사실 상반기에는 미팅을 일부러 많이 잡고 했지만, 하반기에는 내가 별도로 하는 일이 있다보니 고객사 미팅보다는 다른 일에 집중해서 하반기 미팅 숫자는 적을 것이다.
미팅 노트 작성 어디에 할 것인가?
여러 고민을 한 끝에 나는 미팅노트 작성을 노션(Notion : notion.so) 에 하기로 했다. 예전에는 에버노트, 한글(hwp)등에 기록했었다. 그렇지만, 여러 가지 불편함이 있었다. 특히 미팅노트를 Data로 인식하기 시작한 이후에는 노션으로 갈아타야겠다라는 생각을 굳혔다.
미팅 노트 : 미팅 전에 미리 기본적인 입력 사항은 입력해 두자
나의 경우 가급적 미팅이 있기 전날 혹은 당일 오전에 미팅하는 업체에 대한 미팅 노트 기본사항을 입력해 둔다.
고객사명
고객사 담당자
미팅일자
미팅 의제(Agenda)
관련된 프로젝트
이렇게 하는 이유는 미팅을 시작하고 나서, 이런 기본적인 사항을 입력하는데 시간을 쓰기가 싫어서이다. 별거 아닐 수는 있지만, 이런 거 입력만 1분 이상 걸리는 경우가 있다. 고객사와의 미팅에 집중해야 할 시간을 이런 시간에 허투로 쓰는게 개인적으로 싫어서 미리 써 두는 편이다.
미팅 노트 양식 : Template을 사전에 만들어 두면 편하다.
미팅을 하다 보면, 대체로 비슷한 패턴으로 흘러가는 경우들이 많다. 그리고 미팅 시에 하는 이야기들도 반복적인 이야기들이 많은 경우가 있다. 이런 경우가 많아지다 보니, 미팅 노트의 패턴같은 것이 생겼다. 그래서 나는 지금 미팅 노트의 Template을 아예 만들어 두고 이걸 사용하고 있다. Template을 만들어 두면 편리하다.
미팅 노트 공유
미팅을 한 이후에, 미팅 노트를 공유해야 하는 경우가 꽤 있다.
미팅 노트를 그냥 그대로 공유하는 경우
1. OOO 2. OOO 3. OOO와 같이 핵심 내용을 요약해서 공유하는 경우
외부인과 공유하는 경우
여러 가지 케이스가 있을 것이다. 상황과 누구와 공유하냐에 따라서 공유방식을 달리하는 것이 좋다.
미팅 녹음/녹화
요즘은 다양한 기기와 소프트웨어의 발전으로 미팅 자체는 녹음/녹화하는 경우가 많다.
오프라인 미팅을 녹음 : mp3 기기, 스마트폰 녹음, 노트북 녹음 기능 등
온라인 미팅을 녹화 : 줌, 구글밋 등
필요에 의해서 녹음/녹화를 하겠지만, 비즈니스 매너로서는 당연히 상대방의 허락을 먼저 받아야 한다. 때로는 이런 녹음/녹화를 꺼려하는 사람들이 있기 때문이다.
클로바노트(clova note)
미팅 녹음을 한 경우 그걸 다시 텍스트로 옮기는 것은 매우 힘든 작업이다. 클로바노트라는 네이버에서 만든 SaaS가 있다. 녹음 파일을 등록만 하면, 음성을 텍스트로 변환해 주고, AI가 요약까지 해 준다.