반복적인 업무는 간결하게! 팀스파르타 업무 자동화 전략

팀스파르타는 업무 자동화를 통해 반복적인 업무 작업과 휴먼 에러에 대처하고 있으며, 이 글에서는 CRM 메시지 검수봇과 콘텐츠팀의 강의콘텐츠 제작과 관련한 자동화 사례들을 소개합니다. 팀스파르타는 업무자동화를 통해 기존에 투입되는 리소스와 시간을 줄여나가고 있습니다.

Dec 27, 2023

Contents

🤔 CRM이 뭔데?!🤖 CRM 메시지 검수봇?🪧 검수봇 따라가기 📈 검수봇은 계속해서 성장중 💬 CRM 메시지는 ○○○이다._______________________________________________________⛳ 콘텐츠팀의 업무 자동화 도입 배경 💡 자동화를 통해 효율적으로 일하기 ✨ 업무 자동화, 그 효과는?

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반복적인 문서 작업에 치여 시간을 효율적으로 쓰지 못하고 계신가요? 하루가 다르게 일은 쌓여가는데, 일일이 손수 처리하고 계신가요? 매번 검토하는데도 휴먼 에러가 자꾸 발생하시나요?

팀스파르타는 이런 문제들을 업무 자동화를 통해 해결하고 있습니다. 실제 업무에서 자동화를 적용하여 투입되는 리소스와 시간을 줄여나가고 있는데요, 어떤 배경에서 자동화를 도입하였고 어떻게 사용하고 있는지 더 자세히 살펴보아요!

사례 1) CRM 메시지 검수봇

🤔 CRM이 뭔데?!

팀스파르타 CRM 메시지 검수봇에 대해 알아보기 전에, 먼저, CRM이 무엇인지부터 알아볼까요?

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CRM (Customer Relationship Management)이란, 회사와 관계를 맺고 있는 기존 및 잠재고객들과 지속적으로 상호작용하며 정보를 축적하고 고객이 서비스를 더 활발히 이용할 수 있도록 관리하는 '고객 관계 관리'를 뜻합니다.

CRM을 통해 잠재 고객과 기존 고객을 잘 파악하고, 이들의 니즈를 발견하거나 불만을 해결할수록 브랜드와 기업에 대한 충성도가 증가합니다.

팀스파르타에서는 CRM의 수단으로 가장 보편적인 CRM 메시지를 자주 사용하는데요, CRM 메시지를 통해 고객과 직접적으로 소통하여 지속적인 강의 수강 및 부트캠프 등의 참여를 유도하여 비즈니스적인 효과를 기대하고 있습니다.

🤖 CRM 메시지 검수봇?

CRM 메시지 검수봇이란, 수동으로 CRM 문자를 고객에게 보낼 때 실수/오류를 방지할 수 있도록 하는 자동화봇입니다.

짧은 문자 하나에도 여러 가지를 고려해야 하는데요, 오탈자나 비문을 검토하고, 안내/광고를 구분하여 올바른 형태로 문자를 발송해야합니다. 또한 브랜드별 발신번호와 모수 추출에 오류가 없도록 신경써야 합니다. 이 모든 내용을 일일이 검토하면 시간도 많이 소요되고 실수할 가능성도 높아지죠.

더욱이 문자는 한 번 발송되면 취소할 수 없기 때문에 반드시 검수 과정을 통해 미리 안전하게 더블체크하고 시스템에서 안전장치를 설정하는 것이 필요합니다. 결국 CRM 검수봇을 통해 고객이 불편하거나 혼란을 겪을 수 있는 상황을 방지할 수 있고, 회사가 CRM 발송 시 준수해야 하는 규정을 꼼꼼히 지킬 수 있습니다. 이러한 작업은 브랜드나 서비스의 이미지와 신뢰도에 직접적으로 영향을 미치기 때문에 매우 중요하답니다!

그럼 CRM 메시지 검수봇이 얼마나 똑똑하게 작동하는지 같이 살펴볼까요~?

🪧 검수봇 따라가기

CRM 메시지 백오피스의 수동 발송 메뉴에서 검수요청 버튼을 클릭합니다.

슬랙 채널로 @작성자 멘션과 함께 메세지가 옵니다.

검수봇의 안내에 따라 순서대로 차근차근 진행합니다.

1) CRM 메시지를 발송할 기본적인 정보를 확인합니다. (발신번호, 유형, 제목 등)

2) GPT를 통해 확인하여 알려주는 정보를 확인합니다. (안내/광고 구분, 맞춤법 등)

3) 발송된 테스트 문자를 통해 중요한 5가지 내용이 잘 지켜졌는지 확인합니다.

검수를 마치고 발송을 누르면 쉽고 정확하게 CRM 메시지 발송 완료! 🌟

📈 검수봇은 계속해서 성장중

검수봇이 이미 굉장히 똑똑하긴 하지만, 여전히 우리 업무의 효율성을 극대화하기 위해 지속적으로 성장하고 있어요.

예를 들어, 안내나 광고 검수 기준이 과도하게 엄격하다는 피드백을 받았을 때, 이를 개선하기 위해 자주 발송되는 CRM 메세지의 맥락을 참고하여 프롬프트를 개선하였어요. 이를 통해 더욱 적절한 검수 결과를 제공할 수 있게 되었습니다. 또한, 맞춤법 검사가 다소 과하다는 문제를 해결하기 위해, GPT 검수봇을 업그레이드하고 프롬프트를 개선하여 맞춤법 오류와 비문에 집중하도록 변경되었답니다. 이런 식으로, 검수봇은 계속해서 발전하고 있어요!

💬 CRM 메시지는 ○○○이다.

CRM 메시지 검수봇을 도입한 다희님께 업무 상에서 어떤 점이 특히 효율화되었는지 들어볼까요?

👦🏻 CX팀 다희님

기존에는 CRM 메시지 발송에 있어서 판단하기 애매한 부분들을 팀원들이 직접 저에게 검토를 요청하곤 했어요. 이로 인해 제 리소스가 상당히 많이 소모되었죠.

하지만 CRM 메시지 검수봇을 도입하면서 모든 판단 기준을 프롬프트에 반영하게 되었는데요, 이로 인해 팀원들은 별도의 검토 요청 없이도 95% 가량 정확한 검토 결과를 얻을 수 있게 되었습니다. 🤩 결과적으로 저에게 들어오는 문의 수가 크게 줄어들었고, 이제는 문제가 발생했을 때만 저를 포함한 검수자 그룹이 확인하면 되니, 전체적인 프로세스가 훨씬 간편해졌습니다!

CRM 메시지와 관련한 명언 한 줄로 이야기를 마무리하겠습니다. 😉

잘못나간 CRM 메시지는 엎어진 물이 아니다.

물은 놔두면 마르지만, CRM 메시지는 '졸업사진'처럼 영원히 박제된다.

CRM 메시지는 고객과의 직접적인 대화를 주고받는 도구이기에, 반드시 한 차례 더 점검하는 과정이 필요하죠. 팀원들의 리소스를 최대한 아끼면서도, 휴먼 에러는 최소화할 수 있도록! CRM 메시지 백오피스와 검수봇은 계속해서 발전해 나가고 있어요! 💪

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사례 2) 콘텐츠 편집 프로세스 자동화

⛳ 콘텐츠팀의 업무 자동화 도입 배경

콘텐츠팀에서도 업무자동화를 활용하여 효율적인 콘텐츠 편집 과정을 진행하고 있답니다.

(콘텐츠팀이란, 팀스파르타의 강의 콘텐츠를 제작하는 팀입니다 🙂)

콘텐츠 편집 프로세스

촬영 완료 파일 확인 및 다운로드

1차 편집 및 업로드

검수 시 발견된 오류 수정

최종 편집 및 업로드

콘텐츠팀에서는 하나의 강의 콘텐츠를 편집하기 위해 크게 위와 같은 프로세스를 거칩니다.

각각의 프로세스에는 콘텐츠 검수자, 튜터, 편집자 등 다른 인력이 참여합니다. 이로 인해 모든 과정을 담당자가 개별적으로 팔로업하는 것은 시간과 업무적으로 비효율적으로 느껴졌고, 따라서 자동화된 관리 시스템을 도입하여 이를 해결해야 할 필요성을 느꼈습니다. 또한 반복되는 작은 업무에 시간과 에너지를 쓰다보니 정작 팀원들이 진정으로 도전하고 싶은 일, 앞으로 발전하기 위해 필요한 일들은 미뤄지기 일쑤였죠.

이를 해결하기 위해 재피어 등 자동화를 위해 출시되어있는 상용 툴을 사용해보기도 했습니다. 그러나 콘텐츠팀의 요구에 제대로 부합하지 않거나 기능적인 한계나 비용 문제로 인해 활용이 어려웠습니다.

따라서 우리에게 주어진 시간을 더 효율적으로 활용하기 위해 ~~퇴근을 빨리 하기 위해🙃~~ 콘텐츠 편집 프로세스 자동화를 콘텐츠팀 내에서 직접 기획하고 제작하게 되었답니다.

💡 자동화를 통해 효율적으로 일하기

[1] 슬랙 워크플로를 통해 담당자 배정 및 소통을 자동화하였어요.

1) 워크스페이스에 새로운 영상 편집 업무가 생성되면 [신규강의 작업 신청] 스레드가 되어 슬랙 채널로 안내돼요.

2) 구글폼으로 편집자 및 검수자 신청이 마감되었다면, [신규강의 배정 안내] 스레드로 자동적으로 확정돼요.

3) 편집자/검수자는 스레드 댓글로 자동으로 생성되는 편집/검수 주의사항을 참고하여 작업을 진행해요.

4) 검수까지 마치면 콘텐츠 생성 뚝딱! 🪄

[2] 강의 목차 생성을 자동화하였어요.

콘텐츠를 제작하기 위해서는 구글 스프레드시트에 새로운 강의 목차를 생성하여 해당 내용을 편집자님에게 요청드려야 했는데요, 이 과정에서 노션에 있는 교재에서 목차를 일일이 수작업으로 가져와서 스프레드시트에 정리하는 번거로움이 있었습니다.

이를 해결하기 위해 구글 코랩(Colab)에서 코드를 작성하여 자동화해보았습니다. 이제 Notion 주소와 강의명만 입력하면 코드가 실행되며 Notion API를 통해 자동으로 스프레드시트에 목차가 생성된답니다. 😀

✨ 업무 자동화, 그 효과는?

콘텐츠팀 팀원으로부터 업무 자동화를 통해 어떤 점이 실제로 개선되었는지 들어볼까요?

👦🏻 콘텐츠팀 지웅님

자동화 이전에는 단순 노동 강도가 지나치게 높았어요. 콘텐츠팀 특성상 업무 가지수도 너무 많은데, 또 하나하나 리소스가 많이 드는 일이었으니까요.

그러나 자동화를 도입한 후에는 매일 발생하는 단순한 BAU 작업들을 모두 자동화하여 시간적 여유를 만들었고, 이를 통해 non-BAU에 더 많이 도전할 수 있게 된 것 같아요! 실제로 자동화를 통해 생긴 여유 시간을 최근에는 무료 특강 콘텐츠에 열심히 투자하여 이전에 비해 평균 4배 이상의 콘텐츠를 제작할 수 있게 되었답니다. 😮

BAU (Business as Usual) vs Non-BAU

우리 회사에선 ‘늘 하는 일’을 BAU, ‘특별한 시도’를 Non-BAU로 부릅니다. 팀스파르타에서 일 잘 하는 사람은 BAU는 자동화, 기계화, 표준화시키고, Non-BAU로 10배 새로운 기회를 포착하는 사람입니다. 업무 비중을 80% 대 20%로 유지하세요. 특히 컴퓨터에게 맡길 수 있거나, 파트타임 인력을 활용할 수 있는 업무는 반드시 주변의 도움을 받아 위임하세요.

(잠깐! 팀스파르타가 일하는 방식이 더 궁금하다면? 👉🏻 팀스파르타 코드북 보러가기)

예전에는 담당자가 부재할 경우, 콘텐츠 편집 과정이 많이 지연되는 문제가 있었습니다.

그러나 편집 관련 소통 과정을 자동화하여 이제는 복잡한 전체 프로세스를 완전히 이해하지 않아도 편집자나 검수자를 배정하고 소통하는 과정을 간결하게 진행할 수 있게 되었습니다. 실제로 자동화 도입 이전에는 약 60분 정도 소요되던 소통 과정이 약 3분으로 대폭 줄어들어 시간 효율성이 95% 이상 향상되었답니다. 👍🏻

앞으로도 팀스파르타는 단순하고 반복적인 업무에 쓰는 시간은 자동화를 통해 점점 줄여나가며 새로운 “큰일”에 계속해서 도전해보려고 합니다 ☺️ 작은 일 하나하나에 리소스를 투입하지 않고도 장기적인 성공을 이끌 수 있는 ‘방정식’을 만들어 간결하게 일하는 팀스파르타의 액션을 기대해주세요!