직장생활의 작은 즐거움 중 하나인 ‘연차’. 하지만 바쁜 업무, 눈치, 팀 분위기 탓에 매년 미처 쓰지 못한 연차가 쌓여만 가는 분들도 많으실 거예요.
맞습니다. 법적으로 보장된 소중한 연차임에도 불구하고, 제대로 사용하지 못해 소멸되는 경우가 의외로 많습니다. 정해진 시기까지 연차를 사용하지 않으면 사라질 수 있다는 사실! 이는 비단 직원들만의 손해가 아니라, 기업 입장에서도 미사용 연차수당 지급 부담으로 이어지는 골칫거리인데요.
이번 포스팅에서는 2025년 최신 연차사용촉진제도의 법적 기준과 함께 HR 실무자들이 겪는 현실적인 어려움을 짚어보고, 연차 사용 촉진을 자연스럽게 유도할 수 있는 기프티콘 보상 활용법까지 자세히 알아보겠습니다.
연차사용촉진제도란?
연차사용촉진제도는 근로기준법이 규정하는 일정한 절차에 따라 회사가 근로자에게 연차 사용을 적극적으로 권장하고, 근로자가 이에 응하지 않아 연차를 사용하지 못했을 경우 미사용 연차수당 지급 의무를 면제받을 수 있는 제도입니다. 하지만 단순히 "연차 쓰세요!" 한마디로 끝나는 것이 아니라, 법에서 정한 절차와 기간을 정확히 준수해야 합니다.
연차사용촉진제도, 핵심은 타이밍과 절차!
연차 촉진은 1차와 2차로 나누어 진행됩니다. 근로자가 연차를 사용할 수 있는 기간이 끝나기 6개월 전을 기준으로 촉진 절차가 시작되죠. 예를 들어, 2024년 1월 1일부터 2024년 12월 31일까지 발생한 연차휴가는 2025년 1월 1일에 소멸되는데, 이 연차에 대한 촉진은 2024년 7월 1일부터 시작되어야 합니다.
1차 촉진: 사용 시기 지정 요구
시기: 연차유급휴가 사용기간이 끝나기 6개월 전을 기준으로 10일 이내에 회사는 근로자별 남은 연차 일수를 서면으로 알려주고, 근로자에게 연차 사용 시기를 정하여 회사에 통보하도록 요구해야 합니다.
방법: 서면 통보가 원칙이며, 이메일, 문자 등 근로자가 내용을 인지할 수 있는 방법으로도 가능합니다. (단, 증빙이 용이하도록 기록을 남겨야 합니다.)
근로자의 응답: 근로자는 1차 통보를 받은 날로부터 10일 이내에 미사용 연차휴가 사용계획서(사용 시기)를 제출해야 합니다.
2차 촉진: 사용 시기 지정 통보
시기: 1차 촉진 후에도 근로자가 연차 사용 시기를 정하여 제출하지 않거나, 제출한 시기에 연차를 사용하지 않은 경우, 연차 사용기간이 끝나기 2개월 전까지 회사가 직접 연차 사용 시기를 지정하여 서면으로 통보해야 합니다.
핵심: 회사가 지정한 시기에 근로자가 연차를 사용하지 않아 연차휴가가 소멸되었다면, 회사는 미사용 연차수당 지급 의무를 면제받을 수 있습니다.
1년 미만 근로자의 연차, 어떻게 촉진하나요?
1년 미만 근로자의 연차 촉진은 많은 HR 실무자분들이 헷갈려 하는 부분입니다. 실제로 근속 기간 1년 미만 근로자에게는 두 가지 종류의 연차가 발생하기 때문인데요.
매월 발생하는 연차: 입사일로부터 1년간 매월 개근 시 1일씩 발생하는 연차(최대 11일)
1년차 되는 시점에 발생하는 연차: 입사 후 1년이 되는 시점에 발생하는 15일의 연차
이 두 종류의 연차는 발생 시점과 소멸 시점이 다르지만, 연차사용촉진제도의 기본 틀은 동일하게 적용됩니다. 핵심은 각 연차의 소멸일로부터 6개월 전부터 촉진 절차를 시작해야 한다는 점입니다.
예를 들어, 입사일로부터 1년이 되기 전에 발생한 월별 연차(최대 11일)는 통상 입사일로부터 1년이 되는 시점에 소멸됩니다. 따라서 해당 연차에 대한 1차 촉진은 입사일로부터 6개월이 되는 시점부터 진행해야 합니다. 이후 1년이 되는 시점에 발생하는 15일의 연차는 해당 연차가 발생한 날로부터 1년이 되는 시점에 소멸되므로, 그 소멸일로부터 6개월 전부터 동일하게 촉진 절차를 밟으시면 됩니다.
헷갈리지 않게 각 연차의 발생일과 소멸일을 정확히 파악하고, 그에 맞춰 법적 절차를 꼼꼼히 준수하는 것이 중요합니다.
HR 담당자의 진짜 고민은 따로 있다
제도가 아무리 잘 마련돼 있어도, 실제 관리와 운영은 또 다른 이야기입니다. 연차사용촉진제도가 법적으로 명확히 규정되어 있음에도 불구하고, HR 실무자들은 여전히 많은 어려움을 겪고 있습니다.
연차촉진제도를 운영하면서 HR 담당자들이 자주 겪는 현실적인 페인포인트들을 짚어드릴게요.
📁 방대한 서류 작업
직원 개별 통보, 계획서 회신, 통보서 발송까지…
매번 근로자들에게 개별적으로 안내하고, 회신받고, 다시 통보하는 과정에서 발생하는 방대한 서류 작업은 HR 담당자들을 지치게 만듭니다. 특히 수십, 수백 명의 직원을 관리하는 경우 더욱 심각합니다. 누락과 실수가 있을 수도 있고, 많은 시간이 들죠.📜 개정 법률의 파악의 어려움
매년 개정되는 노동법 내용을 빠짐없이 파악하고 실무에 적용하는 것은 전문가에게도 쉽지 않은 일입니다. 노동법 변경 내용을 실시간으로 반영하기란 쉽지 않죠.💸 연차수당 지급 관련 분쟁
연차 사용 계획서 미제출이나 혹은 직원이 제출 후 연차를 사용하지 않는 경우 등 변수가 많아 대응이 까다롭기도 합니다. 아무리 제도를 잘 준수해도, 연차 소멸에 대한 직원들의 오해나 불만으로 인해 미사용 연차수당 지급 관련 분쟁이 발생하는 경우도 많습니다. 이 때문에 오히려 회사가 수당을 지급해야 하는 경우도 발생하고요.🧮 시스템 부재
여전히 엑셀로 연차관리를 하고 있다면, 촉진 대상자 파악조차 어렵고, 이 때문에 누락이나 오기가 발생하기 쉽고, 서류 발송 자체가 비효율적입니다. 효율적인 HR 연차 관리 양식과 툴이 필요한 이유죠.
여기서 잠깐! 복잡한 연차 촉진 업무, 좀 더 쉽게 처리하고 싶지 않으신가요?
고용노동부가 배포하는 '연차휴가촉진서식 예시’를 공유해 드릴게요. 아래 링크에서 바로 다운로드 받아 실무에 활용해보세요!
연차 촉진, 기프티콘으로 ‘스마트’하게! 사내 리워드 전략
딱딱한 통보만으로는 직원들의 연차 사용을 끌어내기 어렵습니다.
이럴 때는 소소한 보상을 활용해 직원들이 자발적으로 연차를 촉진할 수 있도록 자연스럽게 유도하는 접근이 필요합니다. 이때 KT 기프티쇼를 활용해 적절한 기프티콘을 리워드로 직원들에게 전송하면 연차 촉진 장려가 더 스마트해지고 효과적일 수 있어요.
☕ 1. '연차 챌린지'로 게임처럼!
아이디어: 특정 기간 내에 일정 일수 이상의 연차를 소진한 직원들에게 기프티콘을 제공하는 챌린지를 운영합니다. 예를 들어, "이번 달 연차 3일 이상 사용 시, 스타벅스 기프티콘 증정!"과 같은 방식으로요.
효과: 소소한 보상이지만, 직원들에게 연차 사용에 대한 긍정적인 동기를 부여하고, 자연스럽게 연차 사용률을 높일 수 있습니다.
🍱 2. ‘함께 쓰는 연차’로 팀워크 향상
아이디어: 팀 단위로 연차 사용 목표를 설정하고, 목표 달성 시 팀 전체에 각각 휴가 때 다양하게 활용할 수 있는 5대유통상품권을 지급해 보세요. 팀원들이 서로 연차 사용을 독려하며 협력하는 분위기를 조성할 수 있습니다.
효과: 개인의 연차 소진을 넘어 팀워크를 강화하고, 부서 전체의 업무 효율성을 높이는 데 기여합니다.
📚 3. ‘웰니스 연차’로 삶의 질까지
아이디어: 연차를 사용하여 자기계발, 취미 생활, 건강 관리 등 웰니스 활동을 인증한 직원들에게 관련 기프티콘(예: 밀리의서재 구독 상품권, 영화예매권)을 제공합니다.
효과: 연차를 단순한 휴식이 아닌, 삶의 질을 높이는 시간으로 인식하게 하여 직원 만족도를 높이고, 장기적으로는 업무 생산성 향상에도 도움을 줍니다.
💳 4. 연차수당 대신 '기프티쇼 비즈 선택형 쿠폰'
아이디어: 미사용 연차수당의 일부를 선택형 기프티콘 형태로 지급하는 유연한 운영 방식도 고려해볼 수 있습니다.
KT 기프티쇼 선택형 쿠폰은 카테고리 및 금액대에 상관없이 최대 20개의 상품으로 구성할 수 있어요. 기업 담당자는 ‘기프티쇼 비즈 선택형 쿠폰’을 통해 상품 선택에 대한 고민을 덜 수 있고, 수신자는 최초 수신한 문자 내 URL을 통해 취향에 따라 원하는 상품을 고를 수 있고, 해당 상품을 다시 받는 방식으로 사용할 수 있습니다.효과: 기업의 복지 의지를 보여줄 수 있고, 직원들에게는 선택의 폭을 넓혀 만족도를 높일 수 있습니다.
복잡한 연차사용촉진제도, KT 기프티쇼와 함께 라면 스무스하게!
연차사용촉진제도는 단순한 법적 의무를 넘어, 근로자의 워라밸을 보장하고 기업 운영의 안정성을 높이는 핵심 제도입니다. 복잡한 연차 관리와 직원 복지를 동시에 챙기기 위해서는, 보다 유연하고 실용적인 접근이 필요하죠.
이때 기프티콘은 연차 사용을 자연스럽게 유도하면서도, 직원 만족도까지 높일 수 있는 효과적인 리워드 수단이 될 수 있습니다.
KT 기프티쇼는 국내 1위 모바일 상품권 플랫폼으로, 다양한 기프티콘 라인업과 간편한 대량 발송 시스템을 바탕으로 HR 실무의 효율을 높이는 데 기여하고 있습니다.
매월 업데이트되는 HR 실무 맞춤 콘텐츠와 복지 트렌드를 담은 KT 기프티쇼 비즈레터를 구독해보세요. HR 운영을 더욱 체계적으로 운영하실 수 있을 거예요!
