어느 새 하반기도 마무리에 접어들고 있죠. 혹시 올해 나에게 연차휴가가 며칠 남아있는지 알고 계시나요? 바로 머릿속에 떠오르지 않는다면 휴가 관리가 필요한 시점입니다. 연차 휴가란 원래는 일하는 날이지만, 직원이 원하면 유급으로 휴식할 수 있는 날입니다. 연차는 1년 단위로 발생하며, 노동자가 사용 시기를 정하는 것이 원칙이에요.
1년 간 80% 이상 출근했다면 그 다음 해에 15일의 연차휴가를 받을 수 있고, 1년 미만으로 일했다면 한 달을 개근할 때마다 1일의 휴가가 발생해요.
연차는 적절한 휴식을 통해 일의 능률과 생산성을 높이고, 일과 삶의 균형을 즐길 수 있도록 만들어진 제도이지만 바쁘게 업무에 몰두하다 보면 사용할 수 있는 연차휴가가 있다는 것도 깜빡 잊는 경우가 의외로 많답니다.
열심히 일하는 것도 중요하지만, 잘 쉬는 것도 업무 효율과 생산성을 높이는 데 무척 중요합니다. 회사마다 연차 인사담당자가 여러분의 휴가를 꾸준히 확인하고 있지만 나를 위한 휴식이자 권리인 만큼 직원 입장에서도 휴가 관리를 꼼꼼히 해두는 것이 좋습니다.
만일 연차를 제때 사용하지 않고 있었다면 인사담당자에게서 연차 사용 촉진이라는 별도의 안내를 받게 되는데요. 오늘은 연차 사용 촉진의 진행 단계와, 원활한 업무를 위해 휴가 사용 시 필요한 것들을 알려드리겠습니다.
1. 연차 사용 촉진, 이렇게 진행돼요!
연차 사용 촉진이란 유급 연차 사용기간이 만료연차휴가, 인사담당자, 연차 사용 촉진, 업무 공백, 휴가 관리되기 전에 회사가 사용하지 않은 연차가 남아있다는 것을 알려주는 제도로, 구성원의 자유로운 휴가 사용을 장려하기 위해 만들어졌어요.
연차휴가는 회사별로 부여되는 방식이나 관리하는 방식이 조금씩 다르지만, 이번에는 매년 1월 1일부터 12월 말까지를 회계연도로 하여, 매년 1월 1일에 연차를 부여해 휴가 관리하는 경우를 예시로 설명하겠습니다.
1) 1차 통보
매년 7월 초, 인사담당자가 연 단위 연차휴가 사용 기간이 끝나기 전 미사용 연차가 있다는 것을 서면으로 1차 통보해요. 1차 통보는 사용 기간이 끝나기 6개월 전을 기준으로 10일 이내에 진행해야 하는데요, 매년 1월 1일부터 12월 말까지를 회계연도로 사용하는 회사라면 7월 초 즈음이 그 시기가 됩니다.
아직 사용하지 않은 연차가 있으니, 꼭 사용해달라는 연차 사용 촉진 메시지는 서면으로 전달하는 것이 원칙으로, 이메일이나 문자메시지, 구두를 통한 통보는 법적인 효력을 가질 수 없어요.
하지만 최근에는 전자결제 시스템을 사용해 문서 관리를 하는 경우가 많기 때문에 전자문서를 통한 고지도 법으로도 인정하고 있답니다.
1차 통보를 받았다면?
인사팀으로부터 연차 사용 촉진 연락을 받았다면, 갑작스러운 업무 공백이 발생하지 않도록 10일 이내로 언제쯤 휴가를 사용할 예정인지 휴가 관리 계획을 인사담당자에게 회신해주어야 합니다.
2) 2차 통보
1차 통보 후 10일이 경과하였는데도 해당 직원으로부터 연차 사용일에 대한 회신을 받지 못했다면 2차 통보를 진행하게 됩니다. 2차 통보는 사용 기간이 끝나기 2개월 전까지로, 이번 글의 회계연도를 기준으로 하면 10월 31일까지가 돼요.
이때는 회사에서 해당 시점을 기준으로 사용되지 않은 휴가를 언제 사용할지, 그 사용 시기를 정해 통보해야 합니다. 이렇게 2회에 걸쳐 연차를 사용하도록 안내했는데도 유급 휴가를 사용하지 않았다면 연차휴가는 소멸하게 됩니다.
2. 연차 사용 시, 업무 공백이 걱정된다면?
인사담당자에게서 뒤늦게 연차 사용 촉진을 받고, 한꺼번에 연차를 사용하려면 업무 공백이 길어질 것도 걱정이고, 연차 소멸시기가 다가올 때까지 휴가를 사용할 만한 적당한 날이 없다면 그 또한 난처하겠죠. 갑자기 곤란한 상황이 생기지 않도록 연차에 관한 안내를 받기 전, 나에게 남은 휴가가 며칠인지 미리 확인하고 적절한 시기에 연차휴가를 사용하도록 휴가 관리를 하는 것이 좋아요.
1) 업무 인계 진행
사무실 부재 시에 급하게 처리해야할 일이 생길 수 있으니, 담당하고 있는 업무를 간단히 정리해 가까운 동료에게 알려주세요.
거래처의 연락이 올 예정이 있거나, 확인해야 할 문서가 생길 것 같다면 어떤 것들을 확인해야 하는지 미리 알려 업무 공백 시 팀과 거래처에 혼선이 생기지 않도록 준비하는 것이 좋습니다.
부재 상태가 길어질 것 같다면 고객사에게도 부재 사유와 부재 기간을 안내하고, 부재 기간 동안 업무를 대신할 사람에 대해 간단히 소개해주세요. 회사와 고객사 모두에게 센스 있는 모습으로 기억에 남게 될 거예요.
2) 기프티쇼 비즈 예약발송 서비스 활용하기
프로모션이나 이벤트 경품 발송 등, 복잡한 주소록을 관리해야 하는 업무라 동료에게 부탁하기 어려울 때 연차 시점이 겹친다면 기프티쇼 비즈의 예약발송 서비스를 활용해보세요. 희망하는 날짜와 시간에 발송을 예약해두면 자동으로 수신자에게 모바일 쿠폰이 발송됩니다.
카카오톡 알림톡과 SMS 문자메시지 모두 예약 발송이 가능하며, 주문일로부터 30일 이내 09시부터 20시까지 30분 단위로 발송일시를 지정할 수 있답니다. 발송 일자는 물론 시간까지 디테일하게 지정이 가능하니, 모바일 쿠폰 발송을 해야하는 날 부득이하게 휴가를 사용할 때도 업무 공백 걱정 없이 다녀올 수 있어요.
기프티쇼 비즈의 예약발송 서비스는 경품 발송 예정일에 불가피하게 연차휴가를 사용해야 하는 경우는 물론, 행사나 기념일 등에 맞추어 대량의 경품을 한 번에 발송하고자 할 때도 유용하게 사용할 수 있어요.
예약발송 기능을 활용하면 하나의 이벤트에 경품이 여러 종류이더라도, 각 경품발송 건을 하나하나 발송하는 불편함 없이 정해진 시간에 일괄 발송할 수 있어 발송 현황 파악과 목록 관리도 훨씬 깔끔해져요.
KT 그룹이 만든 기업 전용 모바일 쿠폰 발송 서비스, 기프티쇼 비즈를 사용하면 홍보, 마케팅 담당 직원들과 인사담당자 등 직원들이 경품 발송의 업무 공백 걱정 없이 휴가를 다녀올 수 있어요. 고객 관리가 쉬워지는 것은 물론 직원들의 업무 효율도 높여줄 수 있으니 일석이조겠죠!